Neurophysiological dynamikken i forståelse hver e-postmelding er svært kompleks. Fra at kompleksiteten flyte tre grunnleggende faser til toppen vil du bli kjent med. Jeg ønsker å merke disse: (1) den tilknytning-fasen, (2) tilkobling-fase og (3) reaksjon-fasen. La oss se på hver av dem, og Oppdag hvordan skribent og reader kan anta en mer aktiv rolle.
I tilknytning-fase avsenderens ordene er lest og konverteres til et bilde i leserens sinn, optimalt bør det være det samme bildet skribenten holdt i sin sjel. Noen ganger, writer's ord mangler nok informasjon og mottakeren kan ikke forstå bildet. Ordtellingen har ingenting å gjøre med etableringen av et bilde. Jeg har lest lang e-postmeldinger som dans rundt alle muligheten for å lage et bilde, selv om mottakeren kan lese mellom linjene.
Det første spørsmålet jeg spør meg selv når du mottar en e-post er: "er hva de sier ga meg nok informasjon slik at jeg kan danne et klart bilde?" Hvis ikke, spør jeg: "er jeg på en åpen plass i øyeblikket å oversette dette bildet?" Noen ganger når trykket for tid eller det er for mange tanker swirling i hodet mitt, plassen er ikke tilgjengelig. Hvis ikke jeg flytte e-posten til en "for å bli lest senere"-undermappe i riktig plass, og en oppfølging tidsplan igjennom.
Senere, etter retur, og i en god vises plass å reread og bildet fremdeles ikke, jeg sende et svar e-post til avsenderen ber om klarhet. Mitt språk vanligvis går omtrent slik: "Takk for din e-post. Jeg har lest den flere ganger og ikke kan synes å danne et klart bilde av hva du spør. Kan du vennligst be igjen på en annen måte slik at jeg kan gi det min fulle oppmerksomhet og respekten den fortjener?"
Hvis e-postmeldingen dekker flere fag som er en forvirrende blanding, jeg vil også omfatte noen ekstra språk som dette: "når jeg skriver e-post med ulike emner, jeg finner det nyttig å opprette separate emnetitler som fokuserer på hva kommer etterpå. Kunne du gjøre dette hvis du vil legge til klarhet?"
Det er avsenderens ansvar å konvertere sitt bilde til ordene. De bør har de riktige ordene som leseren kan transformere tilbake til det samme bildet som er gitt. Ta ikke på writer's ansvar eller lag forutsetninger, det bare fører til misforståelser. Hvis du gjør bildet de danner av vil du være av kilter og negative.
Tilkobling-fasen. Når du skriver ditt svar, må du passe på at leseren får et klart bilde av hva du sender også.
Dette betyr at ordene må matche retur bildet du ønsker å formidle. Hvis emnet om epler, ønsker du ikke å legge til en appelsin i midten av apple-bildet. Samsvarer med epler å epler første fordi det var å svare på det opprinnelige bildet.
Hvis du trenger å legge til en appelsin for emnet støtte, kan du plassere informasjon etter apple-diskusjon ikke å forvrenge originalbildet. Dette lar mottakeren fordøye apple og forteller dem at et annet bilde er i ferd med å komme. Deres sinn vil forberede plassen for det nye bildet. Når tilbyr oransje, fortelle dem formålet med oransje og hvorfor du legger til bildet. Denne måten leseren vet hvordan du åpner en ny fil.
Et annet spørsmål jeg liker å spørre meg selv, etter at du skriver og før du sender du kanskje har lyst til å bruke, "vil leseren kunne filen bildet jeg sender i den samme mappen som begynte de med?"
Hjernen vår filinformasjon som om vi var slippe filer i et arkivskap måte.
I stedet for bare å fortelle leseren, vises leseren bildet, og hvilken mappe til å stikke sitt bilde. Leseren er forventet dette svaret. Hvis de ikke får det de lurer på hva du skal gjøre med bildet, samsvarer ikke med en hvilken som helst fil i deres kabinett. Dette deler sitt fokus, bremser ned deres
tilkobling, eller du kan selv stoppe tilkoblingen i toto.
Jeg er sikker på at du har din egen favoritt temaet overgang setninger; Her er syv av mine egne. Når du gir disse overgang-setninger en linje av sine egne, fungerer mottakerens hjernen raskt for å merke en appelsin kommer.
1. La meg gjette hva du kanskje tenker.
2. Som odd (uvanlig) som det kan virke...
3. Jeg er ikke i det hele tatt overrasket.
4. Det er en historie som går med dette, og jeg vil komme til dette i neste avsnitt.
5. La meg se om jeg kan gjøre dette litt enklere.
6. Det vanskelig å tro, men...
7. Med andre ord,...
Reaksjon-fasen. Skrive en e-post-svar er ikke det samme som snakker til denne personen. Du ikke har umiddelbar tilbakemelding fra deres kroppsspråk, deres silence eller he, når det ikke er klart. Koble til via e-post med sin tid forfalle også forårsaker problemer. Du opplever samme når du ringer, forlater en talemelding og partiet returnerer telefonsamtalen dager senere. Hvis du ikke stat i talemelding hva du ringer om, eller personen ikke restate formålet når de kaller tilbake, tar tankene dine øyeblikk på jakt etter den riktige arkivskap og filen. Noen ganger jeg mottar et svar tilbake flere uker senere, og den opprinnelige e-jeg skrev er ikke inkludert. Deretter må jeg slutte å tenke eller selv jakten på den opprinnelige meldingen; en svært tidkrevende prosess.
Jeg finner det best å begynne en retur svar med et "Dette er der vi slapp"-avsnitt. Ikke anta at leseren fortsatt har det forrige bildet i deres sinn. De ikke. Mange bilder kom og gikk under denne plassen, og det forrige email sitter i sine Innboks, en mappe eller et kabinett eller verre oppsagt grunnet mangel på tilkobling, for å kunne fortsette sine prosesser.
Det er viktig å lese e-posten på nytt før du trykker send. Ikke bare for grammatikk- og stavekontroll men å se at du formidle riktig bilde. Det er på tide å spørre: "Gjorde jeg formidle riktig bildet med en fil mappe tilkobling?" Hvis ja, trykk "send".
(c) Copyright 2005, Catherine Franz. Med enerett.
No comments:
Post a Comment