Knowledge Management for nybegynnere
Knowledge Management (KM) kan defineres som prosess som organisasjoner generere verdi fra sine intellektuelle og kunnskapsbaserte eiendeler. Kunnskap eiendeler er ofte gruppert i to kategorier:
(1) Eksplisitt kunnskap: Vanligvis alt og alt som kan være dokumentert, arkiverte og kodifisert. Eksempler omfatter patenter, varemerker, forretningsplaner, forskning og kunden markedsføringslister.
(2) Taus Knowledge: Resten. Taus kunnskap er kunnskap i folks hoder. Utfordringen som er iboende med taus kunnskap er figuring ut hvor å gjenkjenne, generere, dele og administrere den.
Oftest, innebærer genererer verdien fra slike eiendeler å dele dem mellom ansatte, avdelinger og selv med andre selskaper i et forsøk på å nå – eller gå utover - beste praksis. Hvis du eksplisitt kunnskap, kan fokus hensiktsmessig kan beskrives som "kobler mennesker til ting", mens for taus knowledge, fokus er "koble mennesker til mennesker".
Søketeknologier som er gjort enkelt
Det finnes i hovedsak to typer søketeknologi: strukturert Søk og ustrukturert søk:
1) Strukturert søk: I et strukturert Søk (eksempel Yahoo) brukeren klikker ned gjennom en katalog av kategoriene for å finne materialet som er søkt. Trestrukturen i katalogen er kalt en taksonomi, med en rotnode øverst som gjelder for alle objekter, og noder nedenfor som klassifiserer mer spesifikke delsett av totalt sett med objekter. Et kjent eksempel på en taksonomi er Carolus Linnaeus vitenskapelige klassifiseringen av organismer. Rotnoden er (implisitt) "organisme" og noder nedenfor er rike, Phylum, klasse, rekkefølge, familie, slekten og arten.
I Yahoo, roten er "Katalog" og det er 14 viktigste noder, inkludert samfunn og kultur, Samfunnsfag og referanse. Hvis jeg var søker etter beste mann tale tips (som jeg ikke var så lenge siden), jeg kan prøve (på Yahoo) å klikke ned grenen av treet: Directory > samfunn og kultur > bryllup > taler og Toasts. Alternativt, jeg kan prøve Directory > samfunnsvitenskapelig > kommunikasjon > offentlige taler.
Det er åpenbart argumenter for og imot av strukturerte søk. Den viktigste con er at jeg kan hodet ned flere blind alleer på treet før du finner den mest nyttige grenen. Den viktigste pro er at – når jeg har funnet grenen – jeg er sannsynlig at du finner en hel samling av relevant materiale samlet på ett sted. Bibliotekar (opprettholde taksonomien), er det en annen nøkkel con. Som våre bryllup eksemplet illustrerer så godt, er det ofte kunne to eller flere steder som sette gitt informasjon. Oh agonies valgfrihet!
2) Ustrukturert søk: I et ustrukturert Søk (eksempel Google) brukeren skriver inn en rekke nøkkelord til en søkemotor som søker en indeks over innholdet (jevnlig gjennomsøkt) og bringer tilbake resultatene, ordnet etter nærmeste treffet til søkestrengen.
Den viktigste pro på en ustrukturert søk er at jeg ikke trenger å second-guess der høyre grenen er på taksonomi-treet, men heller spranget i på bladet jeg leter etter. Cons er heller mindre åpenbare og det viktigste er at noen materialer som jeg kan faktisk finne veldig nyttig ikke kan komme opp i søket. Dette kan være på grunn av min dårlig utvalg av søketermene, mangel på indeksering / søk algoritmer eller dårlig metadata i selve innholdet.
Bør jeg implementere søkefunksjonalitet og, hvis så, hvordan? Søk alltid scorer godt på en hvilken som helst prioriteringen av intranett-funksjonalitet, og er vanligvis "out-of-the-box" med portalløsningen, så jeg vil definitivt anbefale dere inkludere det på omfanget av prosjektet.Det kan ikke overraske deg å høre at de mest effektive søk-implementeringene tillater brukeren å velge mellom strukturert og ustrukturert søkealternativer og enkelt navigere mellom to. For eksempel min ustrukturert Yahoo-Søk på "beste mans taler" tar meg rett til en relevant dokument, men også forteller meg hvor det sitter i katalogen. Ved å klikke på kategorien katalog, kan jeg få opp alle andre materialer i dette området (der jeg til slutt finner den beste ressursen for mine behov).
For å implementere strukturert søk-del av løsningen, må du utvikle en taksonomi for din organisasjon og informasjonsressurser ditt folk trenger å gjøre jobben sin. Dette kan være litt av en utfordring! For eksempel skal en HR klagemål policy finnes under ABC Co > menneskelige ressurser > Ansatt Services Unit > Policy eller under en ABC Co > mine sysselsetting > mine rettigheter > klagemål grenen?
Mitt råd er å holde det enkelt, og gi dem rom til å utvikle og endre. En ideell taksonomi bør være flatt og bredt (å ha mer enn tre nivåer), og bør passe leverandør eller skaperen av informasjon i stedet for brukeren av den (som de er mennesker som vil fylle biblioteket, og du trenger den å være enkelt for dem å gjøre det).
For å sikre ustrukturert komponenten av løsningen er effektivt, må du sørge for det første at folk unngå sjargong i brødteksten i dokumentene sine (med i stedet søkeord som brukere vil gjenkjenne) og dernest at en høy andel av dokumenter inneholder anstendig metadata. Metadata kan bare defineres som "data om data". Dokumentmetadataene klagemål kan for eksempel inneholde forfatter: Tessa Jones, stilling: Employee Relations Officer, avdeling: ansatt tjenester, funksjon: HR, emne: sysselsetting, tittel: klagemål policyen.
Kan søke hjelp med taus knowledge deling? Absolutt! Mange organisasjoner ikke klarer å innse dette. Koble mennesker til mennesker (for at 10 minutters-telefonsamtaler som kan lagre en uke arbeidet) er ofte mye mer verdifulle enn lagring av dokumenter.
Du bør opprette en godt utviklet gule sider database, der folk har angitt utvidet sine hvite sider detaljer (jobbtittel, e-postadresse, telefonnummer) med informasjon om deres kunnskap, erfaring og interesser. Deretter – når noen søker etter klagemål – i tillegg til (a) i word-dokumentet policy, resultatene også inkludere (b) en kobling til Tessa Jones' gule sider oppføring og (c) en kobling til Employee Relations-teamspace, der Tessa – og hennes kolleger på linje over ABC Co – samarbeide om administrasjon av retningslinjer utvikling og ansatt forbindelser.
Noen endelige tanker
Funksjonen ydmyke søk kan være den mektigste agenten for forbedret knowledge management din organisasjon noen gang har investert i. Dermed kan det derfor bli den definitive "morder application" på intranettportal. Det er imidlertid viktig at funksjonen for søk kan tilgang all informasjon og personer i din organisasjon og at resultatet relevansen er høy. Dette er ikke så lett som det høres, og krever skikkelig planlegging og detaljert arbeid.
No comments:
Post a Comment